Guide: Publicering av skoldata som Öppna data

Guide: Publicering av skoldata som Öppna data
MetaSolutions har tagit fram en guide för att hjälpa kommuner att komma igång med öppna data. Genom att följa guiden steg för steg blir det enkelt för den som ansvarar för skoldata att börja publicera öppna data enligt skoldataspecifikationen. En första publicering förutsätter inte att kommunen redan publicerat öppna data sedan tidigare. Skoldata kan vara den första datamängden som kommunen publicerar som öppen data.

Detta är en uppdaterad version gjord i januari 2019. Den gratistjänst kallad datahotell som tidigare rekommenderades i guiden från Internetstiftelsen finns inte längre att tillgå.

Lämna din e-postadress nedan, så skickar vi en länk till hela guiden i pdf-format.

Målsättning
Målet med specifikationer för öppna data är att flera av Sveriges kommuner ska kunna publicera data på egen hand, lokalt. Men att informationen struktureras på samma sätt så att det blir enkelt för tagaren att använda data. Det vill säga kanske 100 olika dataleverantörer med likadan struktur på publicerad data. På så sätt blir det enkelt för en tagare att använda publiceringar från många kommuner på nationell nivå. Det behövs ingen central IT eller integration, bara semantiskt korrekta leveranser.

Ansvariga/målgrupp
Verksamhetsansvariga för skolor och förskolor, samt den eller de som arbetar med att publicera kommunens öppna data. Ofta de som ansvarar för att tillgängliggöra liknande data.

Förutsättningar
En förutsättning för publicering av skoldata är att data om skolor eller förskolor kan tas fram i tabellformat och att den obligatoriska informationen från specifikationen ovan kan tas fram. Ytterligare information kan läggas till, men är inte obligatoriskt.

Praktiskt exempel
Denna guide bygger på en specifikation som tagits fram av MetaSolutions tillsammans med en användare av skoldata; Hemnet. I anslutning till ett bostadsobjekt presenterar Hemnet skoldata på en karta med länkar till kommunens information. Besökaren kan enkelt se vilken förskola som ligger närmast och hitta telefonnummer, webblänk till skolan med mera. Se exemplet nedan från Lunds kommun som har lagt upp skoldata enligt specifikationen.

Så går du tillväga för att publicera öppna skoldata

En första publicering av skoldata med geografisk koppling kräver varken investering i system eller i egen webb. Den förutsätter heller inte att kommunen redan har publicerat öppna data sedan tidigare. Skoldata kan vara den första datamängden som kommunen publicerar som öppna data. Guiden hjälper dig hela vägen från framtagande av skoldata till registrering på den nationella portalen för öppna data, öppnadata.se.

1. Ta fram informationen i lämpligt dataformat
Verksamhetsansvariga för skolor och förskolor har vanligen möjlighet att leverera data enligt specifikationen ovan i tabellformat. Eventuellt kan viss manuell bearbetning behöva göras i Excel.
Exempel på utseende för liknande tabell:

För att tagare av data enligt denna specifikation automatiskt ska kunna läsa in data så är det absolut nödvändigt att följa format, syntax, etc. som anges, t.ex. kolumnnamnet för “gatuadress” måste namnges som “street” och ordningen på kolumnerna behöver vara korrekt. Alla detaljer finns i skoldataspecifikationen.

I specifikationen finns obligatoriska delar men även ytterligare information som är valfri. En publicering som följer specifikationen måste minst innehålla de obligatoriska uppgifterna.

2. Vid behov berika informationen med kartpositioner

Beroende på hur källdatan presenteras kan informationen behöva kompletteras. Ibland saknas koordinater till skolorna och de kan behöva kompletteras med kartpositioner utifrån aktuella gatuadresser. Det finns flera enkla sätt att göra detta. Ett exempel på verktyg är Batch geocoding https://batchgeo.com.

I detta verktyg kopierar du in kolumnen med adresser. Verktyget genererar sedan två kolumner med koordinaterna för respektive adress. Det tar bara någon minut för systemet att generera dessa. Några kan behöva korrigeras manuellt efteråt. Sedan är det bara att kopiera tillbaka koordinaterna och sätta rätt kolumnnamn till ursprungsfilen.

3. Beskriv och publicera som öppna data
För att publicera en datamängd som öppna data och göra den tillgänglig för användare krävs att den publiceras i ett format som kan registreras av den nationella portalen för öppna data, öppnadata.se.

För att göra detta så behöver du kunna skapa DCAT-AP med uppgifter om dig och dina datamängder. Det är att föredra ett verktygsstöd, för detta fall är det viktigt att det verktyget stödjer just publicering av filer.

I verktyget du väljer beskriver du den data du vill publicera. Tänk igenom dina framtida publiceringar när du väljer en tjänst eller lösning. Troligen blir det många datamängder över tiden som sedan ska underhållas, något som tar tid. Ett lätthanterligt system gör att underhållet kan gå på ett par minuter, i ett mer svårhanterligt system kan det ta ett par timmar.

Den plattform vi utvecklar heter EntryScape Catalog och vanligtvis används den som molntjänst. Där finns stöd för filer och du kan skapa API:r av tabelldata som t. ex. skoldata här. Du kan prova hur editering av DCAT-AP går till i vår öppna test-miljö EntryScape FREE. Det går dock inte att ladda upp filer och skapa API:er i test-miljön.

4. Metadata-sättning med DCAT-AP
När skoldata ska beskrivas är så rekommenderas ett antal särskilda fält i DCAT-AP. Detaljer för det finns i skoldataspecifikationen.

Exakt hur ditt metadataarbetet går till beror på det verktyg du väljer. Vi kan visa hur det fungerar för EntryScape Catalog. Boka en demonstration så tar vi skoldata som datamängd. Annars kontaktar du din leverantör av system.

5. Så publicerar du dina data på öppnadata.se
Din organisation finns redan förregistrerad på öppnadata.se. Det är ganska enkelt att sätta upp skördning av din katalog.

Skördning sätter du upp en gång och sedan kan du fortsätta arbetet med nya datamängder och även uppdatera befintliga. Allt sköts sedan automatiskt beroende på ditt val av verktyg. Använder du EntryScape så kan även en automatisk publicering göras på er egen webb. Rekommenderad adress är organisation.se/psidata.

Nu uppfyller din organisation allt som varje dag kontrolleras i psidatakollen.se (utvecklad av Vinnova, nu i DIGG’s regi).

Det kan ta upp till ett dygn innan den första publiceringen visas. Tagaren av data (i detta fall är en redan känd: Hemnet) kan nu hitta era data och börja hämta era skoldata. Notifiera gärna oss på contact@metasolutions.se när du har gjort en publicering.

Framtid: Automatisk uppdatering till de som använder data
I framtiden är planen att de som använder data ska kunna prenumerera på automatiska notifieringar när det sker nya publiceringar av utvalda datamängder.

Om du har fler frågor om hur du går tillväga eller förslag/ och idéer – kontakta oss gärna på contact@metasolutions.se.