Dokumenthantering – mindre krångel, mer effekt

Digitalisering i offentlig sektor har länge handlat om samma löfte: mindre administration och mer tid för kärnuppdraget. Effektivare processer, smartare flöden och bättre användning av information har varit målet i satsning efter satsning. Ändå känner många verksamheter igen en annan verklighet – där digitalisering snarare har lett till mer arbete än mindre.

Fler system har tillkommit, dokumentationskraven har vuxit och allt mer tid går åt till att flytta, kontrollera och tolka information som redan finns, ofta på flera ställen samtidigt. Det är i mötet mellan system som inte är byggda för att prata med varandra som mycket av krånglet uppstår.

Den här bilden delas av många kommuner och myndigheter runt om i landet. Under hösten 2025 samlades dessa erfarenheter i Sveriges Kommuner och Regioner (SKR:s) antikrångel-rapport. Syftet var att synliggöra hur brist på gemensam struktur i informationshanteringen skapar onödig administration och vad som krävs för att information ska kunna användas och delas mer effektivt.

När mer teknik inte löser grundproblemet

Ett återkommande mönster är att nya digitala verktyg sällan ersätter gamla arbetssätt fullt ut. I stället läggs de ofta ovanpå det som redan finns. När informationen saknar ett gemensamt sätt att beskrivas och förstås mellan systemen uppstår mycket av krånglet.

Titta hit! Ladda ner SKR:s rapport här

Information behöver matas in flera gånger, hämtas ur ett system för att användas i ett annat, eller kontrolleras manuellt för att säkerställa att uppgifterna stämmer. Samma information finns ofta spridd i flera olika system, beskrivs på olika sätt och hanteras av olika delar av organisationen. Det är här digitalisering riskerar att bli ännu ett lager att hantera, snarare än ett stöd i vardagen.

Problemet är sällan teknik – utan struktur

Det som många verksamheter brottas med är inte brist på system. Tvärtom finns det ofta gott om dem. Ärendehanteringssystem, verksamhetssystem, dokumentlösningar och rapporteringsverktyg gör var och en sitt jobb. Problemet uppstår när informationen ska röra sig mellan dem.

När samma information registreras med olika begrepp, egenskaper och format blir den svår att dela och återanvända. Ett ärende som startar i ett system behöver ofta kompletteras manuellt i ett annat. Uppgifter som redan finns måste kontrolleras eller tolkas på nytt. Data samlas in, men kommer inte riktigt till nytta.
Konsekvensen blir att möjligheterna till automatisering, uppföljning och analys begränsas. Inte för att tekniken inte räcker till, utan för att informationen saknar ett gemensamt sammanhang.

Från systemdjungel till sammanhang

I många organisationer ser vi en omfattande systemflora för verksamhetsstöd, dokumenthantering och rapportering. Varje system är ofta optimerat för sin uppgift, men när de inte hänger ihop behöver information flyttas, kontrolleras och ibland återskapas manuellt. Det är här mycket av den administrativa belastningen uppstår.

Läs mer: Så här kan offentlig sektor effektivisera dokumenthanteringen

Det som ofta saknas är ett gemensamt sätt att beskriva och koppla ihop informationen. Med tydlig informationsstruktur och länkade data kan samma information användas i flera sammanhang, utan att dupliceras eller tolkas om varje gång.

Det är här EntryScape kommer in. Som ett stöd för att skapa ordning i informationshanteringen och göra befintlig data begriplig, delbar och återanvändbar över systemgränser. När informationen får gemensamma begrepp och tydliga egenskaper blir det möjligt att minska manuellt arbete, öka återanvändning och få bättre effekt av de system som redan finns.

Därför är EntryScape lösningen för öppna data!