Automatisering – Trollhättan stärker verksamheten med öppna data

Trollhättans Stad har hittat en smart lösning för att spara tid och pengar – samtidigt som de ökar öppenheten. Genom en automatisering som publicerar leverantörsreskontra (övergripande information om inköp) som öppna data har de inte bara minskat den administrativa bördan, utan också visat vägen mot en mer förtroendeingivande och effektiv offentlig förvaltning.

Trollhättan Stad är en av de kommuner som stärkt sin publicering av öppna data sedan satsningen Nationell Dataverkstad drog igång under början av 2022. För snart två år sedan började kommunen publicera sina leverantörsreskontra som öppna data med hjälp av en automatiserad process. Dessutom har de tagit fram en e-tjänst som gjort det enklare för den som vill nå kommunen med en förfrågan om att få se en faktura.

– Redan innan vi påbörjade det här arbete la vi mycket tid på att lämna ut fakturor och jag förstod att om vi vill kunna öka transparensen samtidigt som vi inte vill skapa flera administrativa arbetsuppgifter behövde vi se över hur vi kunde arbeta med öppna data, berättar Joakim Borgh, informationsarkitekt för Trollhättans Stad.

– Att det också fanns en specifikation tillgänglig om publicering av leverantörsreskontra förenklade ju en hel del. Det var tydligt att det kunde leda till något bra verksamhetsmässigt.

Trollhättans Stad lägger, precis som alla Sveriges kommuner, mycket kraft och energi på att lämna ut allmänna handlingar. Intresset för att ta del av information kopplat till kommunens inköp är stort hos både medborgare, journalister och företag.

Carina Dandebo är redovisningschef och systemansvarig för ekonomisystemet i kommunen. Hon ser flera fördelar med en automatisering av publiceringen av öppna data.

– Jag är väldigt glad att vi gjort det här och jag tror att nyttan kommer att öka för varje år som går. Att ta fram fakturor är en väldigt tidskrävande arbetsuppgift för oss så nu har vi kapat en del i ledet av den här processen, säger hon.

Läs också: Fortsatt nationell samling kring datadelning

Carina Dandebo berättar att förfrågningar kopplade till kommunens fakturor har ökat de senaste åren. En av anledningarna tror hon är att det idag finns många företag som jobbar med upphandling, som därför har intresse av att få ta del av fakturakopior. Själva arbetet med att lämna ut fakturakopiorna är fortfarande kvar och det är ett stort manuellt arbete då det ofta kräver sekretessprövning.

– Skillnaden nu är att den som vill begära ut en faktura själv kan söka i registret och sortera fram vad han eller hon är ute efter. Det betyder i sin tur att folk hör av sig först när de vet vad de vill ha. Förr kunde det bli mycket mailande fram och tillbaka för att förstå vad de var ute efter, säger Carina Dandebo.

Öppna data tillgängliggörs genom automatisering

Det var en krävande process för att få till en automatiserad publiceringsprocess av leverantörsreskontra som öppna data. Det tog nästan ett år för Trollhättans Stad att få ordning på den automatisering som nu går hela vägen från ekonomisystemet till en publicering i EntryScape.

– Det har varit värt allt jobb och nu har vi lärt oss för framtiden. Sedan starten har vi haft hållningen att om vi ska jobba med öppna data ska vi inte göra det på ett sätt som skapar ännu fler manuella rutiner, säger Joakim Borgh.

Utmaningen var att ekonomisystemet inte är byggt för att det ska vara enkelt att hämta ut data på det sätt som behövdes.

– Detta är inte ovanligt för olika verksamhetssystem. Nu kunde vi lösa detta med att bygga ett eget API men det är verkligen inte alltid att det går, säger Joakim Borgh.