Så gör Huddinge geodata lättare att förvalta och använda

I Huddinge kommun är informationsförvaltning en naturlig del av geodatamängdernas hela livscykel. Med EntryScape som intern metadataportal samlar kommunen information om datamängdernas innehåll, ansvar och användning. Portalen ger geodataenheten och verksamheterna en gemensam grund för att hålla informationen aktuell och utveckla användningen av kommunens geodata.

En karta kan se enkel ut för den som använder den. Några klickbara lager, tydliga symboler och rätt information på rätt plats. Men bakom varje lager finns frågor som behöver ha svar. Vad innehåller datamängden? Vem ansvarar för den? När granskades den senast? Och går den att använda för det aktuella ändamålet?

I många organisationer är svaren utspridda. Kunskapen kan finnas i ett textdokument, ett excel-ark eller hos en enskild medarbetare. Det gör informationen svårare att använda och verksamheten mer personberoende. Huddinge har byggt sitt arbetssätt för att lösa just det problemet. I dag är det tydligare vilken information som finns, vem som ansvarar för den och vad den faktiskt går att använda till.

– Det blir så mycket enklare att använda en datamängd för ett visst syfte när man förstår vad den innehåller, säger Emelie Franzén, GIS-ingenjör på Huddinge kommun.

Informationen behöver både en plats och en ägare

Att samla information om datamängderna i en portal är en viktig början. Men en portal kan inte på egen hand avgöra om en beskrivning fortfarande stämmer, om något har förändrats eller om informationen går att använda på det sätt som var tänkt. Den kunskapen finns ofta ute i verksamheterna, där geodata skapas och används. Geodataenheten kan skapa struktur, utveckla rutiner och ge stöd. Verksamheterna bidrar med förståelsen för vad informationen betyder, hur den används och om den fortfarande är aktuell.

Läs också: Data skapar inte värde bara genom att finnas

Det som särskiljer Huddinges arbetssätt är att informationsförvaltningen inte ligger vid sidan av arbetet med geodata. Den fungerar som en bärande struktur genom hela kedjan. Många organisationer börjar med frågan om vad som ska publiceras som öppna data. Huddinge började i stället med att kartlägga den information som redan fanns i verksamheten. Först behövde kommunen alltså få grepp om vilken information som fanns, vilken kvalitet den hade och vem som ansvarade för den. När grunden fanns på plats blev det också lättare att avgöra vad som kunde delas vidare.

Öppna data blev därmed en av flera möjliga användningar av väl förvaltad information, inte utgångspunkten för hela arbetet.

– Först identifierade vi kvaliteten på data och vem som var dataägare. Då blev det också lättare att ta beslut om vilken information som var lämplig att lägga ut som öppna data, säger Josefien Delrue, geodatastrateg på Huddinge kommun.

Arbetssättet ligger i linje med Huddinge kommuns geodatastrategi 2022–2026, där geodata
beskrivs som en gemensam resurs som ska vara öppen, användbar och tillgänglig och
utvecklas genom samverkan. EntryScape ger arbetet en gemensam plats. Där samlar Huddinge information om bland annat datamängdernas innehåll, aktualitet och användningsområden. Kommunens ”superusers” och andra aktiva användare bidrar med kunskap från verksamheterna, medan geodataenheten håller ihop helheten.

Läs mer: Koden är öppen. Men vem tar ansvar över tid?

– Metadata är också ett sätt att samarbeta. Det blir en lista över all data vi äger och ett underlag för vår informationsförvaltningsprocess, säger Josefien Delrue.

Informationen i EntryScape används också när kommunen varje år går igenom sina
datamängder. Då går det att se vilka beskrivningar som behöver uppdateras, om något har
förändrats och vilka datamängder som behöver ses över. På så sätt blir informationsförvaltningen inte en administrativ uppgift vid sidan av verksamheten. Den blir en del av hur geodata skapas, används och hålls aktuell.

– Det underlättar väldigt mycket att ha de här processerna. Det är viktigt att ha ordning och reda hela vägen bak, säger Emelie Franzén.

När strukturen gör informationen mer användbar

När innehåll och kvalitet hålls aktuella blir geodata lättare att använda i fler sammanhang. Det syns bland annat i Huddinge kommuns digitala översiktsplan. Där används olika typer av geodata för att visualisera kommunens långsiktiga planering i en digital karta.

För användaren är kartan det synliga resultatet. Bakom den finns flera datamängder som
behöver kunna förstås, kombineras och bedömas.

– Det finns så mycket värdefull data. Alla ska kunna dra nytta av den, säger Josefien Delrue.

Arbetet har också bidragit till en större förståelse för geodata i organisationen. Verksamheter kommer i högre grad med egna idéer om analyser och nya användningsområden. När informationen blir synlig och begriplig blir det lättare att se vad som redan finns och vad det kan användas till. Samma datamängd kan då skapa nytta i fler kartor, analyser, tjänster och beslut.

Nästa steg är enklare uppföljning

I dag använder Huddinge EntryScape som stöd i den årliga genomgången av kommunens
geodata. Nästa steg är att göra det enklare för de verksamheter som äger informationen att själva uppdatera beskrivningar, uppgifter om tillförlitlighet och annan viktig information direkt i portalen. Då behöver färre moment hanteras i separata listor och manuella sammanställningar.

– Det skulle göra arbetet enklare för verksamheterna, säger Josefien Delrue.

Prova gratis: Testa EntryScape Free

Det är också här EntryScape kan få en ännu tydligare roll. När informationen uppdateras och följs upp där den redan är samlad blir portalen ett praktiskt stöd i det löpande arbetet. Kunskap fastnar inte lika lätt i separata dokument eller hos enskilda personer, och kommunen får bättre förutsättningar att hålla sin geodata aktuell och användbar över tid.

Därför är EntryScape lösningen för öppna data!