Vad betyder interoperabilitet egentligen?

Vi förklarar varför information ofta faller isär mellan system och varför struktur spelar roll.

Interoperabilitet är ett av de där orden som dyker upp överallt. I strategier. I roadmaps. I presentationer. Det låter viktigt. Alla verkar vara överens om att det spelar roll. Ändå förklaras det sällan på ett sätt som faktiskt hänger ihop med vardagen. Om du någon gång har suttit och funderat på vad folk egentligen menar när de pratar om interoperabilitet – utan att riktigt vilja räcka upp handen och fråga på mötet – då är du inte ensam. Låt oss reda ut det.

Om vi ska vara ärliga är interoperabilitet ett ganska otympligt ord. Det är ett sådant begrepp som hörs i bilder och styrdokument – men sällan i vardagliga samtal. Vad det egentligen betyder är mycket mindre dramatiskt:

“Kan information ta sig från A till B och fortfarande betyda samma sak när den kommer fram?”

Det är allt. Ingen magi. Inga modeord. Bara information som inte faller isär så fort den lämnar systemet där den skapades.

Om interoperabilitet låter enkelt, så är det för att själva idén är det.

Problemet är att det är förvånansvärt svårt att få till i praktiken. I de flesta offentliga organisationer finns information sällan på ett och samma ställe. Den rör sig mellan många system, över olika avdelningar och ofta mellan olika organisationer. Varje system är vanligtvis byggt för ett specifikt syfte. Varje organisation har sina egna ansvarsområden, processer och arbetssätt. Med tiden skapas ett landskap där information ständigt är i rörelse – men inte alltid på ett samordnat sätt.

Lägg därtill att samma information kan tolkas olika beroende på sammanhang, och plötsligt blir det komplicerat. Det som ett system markerar som ”avslutat” kan ett annat fortfarande betrakta som ”pågående”. Samma data kan bära olika antaganden, regler eller förväntningar beroende på kontext. Det är därför interoperabilitet har blivit ett så stort samtalsämne. Att samordna system, organisationer och betydelser samtidigt är svårt – och det är i vardagsarbetet som konsekvenserna börjar märkas.

När arbetet anpassar sig, växer kostnaden

När interoperabilitet saknas stannar inte arbetet. Människor anpassar sig. Information dubbelkollas manuellt, för säkerhets skull. Data kopieras från ett system till ett annat. Excelark dyker upp för att hålla reda på sådant som inte riktigt går ihop. Mejlkedjor tar över där strukturerade flöden inte räcker till. Inget av detta sker för att någon har bestämt att det ska vara så. Det sker gradvis. I det tysta. En tillfällig lösning i taget. Lite copy-paste här. Ett delat Excelark där. Ett mejl för att bekräfta det som systemet inte riktigt gör tydligt. Med tiden blir de här små justeringarna en del av vardagen. De är sällan optimala, men de får arbetet att gå framåt.

Det är ofta så bristande interoperabilitet ser ut i praktiken. Inte trasiga system – utan människor som kompenserar för mellanrummen. Till en början känns de här lösningarna inte som ett problem. De hjälper till. Men med tiden blir kostnaden synlig. Administration växer, ofta utan att någon riktigt märker det. Små manuella moment läggs på hög. Extra kontroller blir rutin. Att hålla information i synk börjar ta mer tid än själva arbetsuppgiften.Samtidigt blir data svårare att återanvända.

Även när informationen finns tvekar man inför att lita på den. Det känns tryggare att skapa om den, ifall något har ändrats på vägen. Det skapar en lågmäld osäkerhet kring vad som egentligen är ”rätt”. Vilken version gäller? Vilket system är uppdaterat? Vilka siffror kan delas med gott samvete? Gradvis leder detta också till en form av praktisk inlåsning. System fungerar bra internt, men att dela information utanför sitt eget sammanhang blir allt svårare. Data kan finnas men bara inne i ett specifikt system. Den går att exportera, men är inte lätt att förstå eller återanvända i andra system. Att dela information med en annan avdelning, en annan organisation eller en annan kommun kräver plötsligt fler förklaringar, fler anpassningar och mer manuellt arbete. Ibland mer arbete än vad som faktiskt är möjligt att lägga.

När osäkerhet blir en del av vardagen känns det helt enkelt svårare att dela information. Det är här interoperabilitet slutar vara ett abstrakt begrepp och börjar spela roll på riktigt.

Det här är större än ett enskilt system – eller en organisation

Det här är varför vi på MetaSolutions går till jobbet varje dag. För oss ska interoperabilitet inte vara en särskild satsning eller ett separat projekt. Det ska vara standard. När information är strukturerad på ett sätt som faktiskt fungerar blir vardagsarbetet smidigare. Mindre kontroll. Mindre översättning. Mindre gissande. Mer tillit till det som redan finns. Den tilliten spelar roll. Inte bara i det dagliga arbetet, utan i ett större perspektiv.

När information är välstrukturerad och interoperabel blir organisationer starkare. Samverkan blir enklare. Och på en bredare nivå blir kommuner, nationer och hela regioner bättre rustade att anpassa sig, samordna sig och agera när förutsättningarna förändras. Det är därför vi fokuserar på det som händer mellan systemen där betydelse antingen bevaras eller går förlorad. På struktur, gemensamma begrepp och tydliga kopplingar som gör att information kan röra sig utan att falla isär.

Det är här vi verkar på MetaSolutions. Verktyg som EntryScape hjälper till att göra struktur och betydelse tydlig, så att information kan användas även utanför ett enskilt system eller en enskild organisation. Alla borde få uppleva hur smidigt vardagsarbetet kan vara när information hanteras på ett sätt som faktiskt hänger ihop.

Vill du fördjupa dig i hur det här fungerar i praktiken har vi tidigare utforskat det i en intervju med vår kollega Patrik Kompus, där han förklarar hur gemensamma begrepp och semantisk struktur ger data mening i olika sammanhang.