Interoperabilitet var enklare när en skruv skulle passa i en mutter

Samverkansprojektet Single Face to Industry (SFTI) verkar för enhetlighet i hur offentlig sektor kommunicerar digitalt med sina leverantörer så att den elektroniska handeln inom offentlig sektor kan bli interoperabel. Trettio års erfarenhet har lärt SFTI skillnaden mellan interoperabilitet i teorin och att få allt att flyta på i praktiken.

Otaliga tester har gjorts på människor, där flera personer har fått titta på samma bild men sett helt olika budskap. Olika människor uppfattar alltså nödvändigtvis inte samma meddelande likadant. Förståelsen för människans kognitiva komplexitet är en mycket viktig faktor för den som vill förstå varför en standard inte alltid skapar den nivå av interoperabilitet som kanske var tänkt – det vill säga förmågan hos olika system att fungera tillsammans. Åtminstone inte utan handpåläggning.

– Det är inte så enkelt som alla vill tro, att har man en standard så har man skapat interoperabilitet. Det var enklare med interoperabilitet när en standard handlade om att skapa en mutter och en skruv som skulle passa ihop, säger Robin Anderson Boström som är en av Sveriges kommuner och regioners (SKR:s) representanter i SFTI.

Interoperabilitet med EntryScape Terms? Läs mer här!

Att interoperabilitet i labbet inte är detsamma som i verkligheten är självklarheter för SFTI som vägleder aktörer genom elektroniska inköpsprocesser.

– En EU-lagstiftare eller en svensk lagstiftare kan inte direkt komma in och svara på helpdesk-frågor kopplat till den praktiska användning av affärssystem. Men det kan vi på SFTI, när det gäller tillämpningen av de standarder som SFTI rekommenderar. Den support vi ger är kostnadsfri till alla aktörer i en inköpsprocess: säljare, köpare och systemleverantörer, säger Robin Anderson Boström.

Syftet med SFTI:s existens är att arbeta för att inköpsprocessen i svensk offentlig sektor en dag ska vara både digital och standardiserad. De aktörer som finansierar SFTI är SKR, Myndigheten för digital förvaltning (Digg), Kammarkollegiet och Upphandlingsmyndigheten. Dessa fyra offentliga aktörer har alla ett intresse av att det finns fungerande elektroniska inköpsprocesser inom offentlig sektor.

EU-gemensam standard för e-handel

Under 90- och 00-talet låg Sverige lite i framkant vad gäller att skapa standardiserade inköpsprocesser. SFTI tog då fram standarder som snabbt fick en nationell spridning.

– Vi var lite av visionärer på den tiden och standarderna användes flitigt, både av offentlig och privat sektor. Många av dem används än i dag vilket är lite av en ryggsäck för oss, berättar Robin Anderson Boström.

Anledningen till att han ser användandet av 90-talets nationella standarder som ett ok är att Sverige siktar på att vara interoperabel med resten av Europa. Därför vill de även att svensk offentlig sektor enbart ska använda sig av den EU-gemensamma standarden Peppol.

– Peppol är den standard för elektronisk handel som vi rekommenderar alla att övergå till. Syftet med Peppol är att skapa en interoperabel e-handelsprocess i hela Europa och det vore ju synd om vi i Sverige står utanför, säger Robin Anderson Boström.

Läs även: Standarder lägger grunden för den digitaliserade skolan

I dag ger SFTI bara support för Peppol och inte för de äldre standarderna. Robin Anderson Boström berättar att de kommuner och myndigheter som vill byta till Peppol kan be sin systemleverantör att starta ett övergångsprojekt.

– Alla systemleverantörer har tillgång till den standarden. Det är den här standarden som kommer gälla framöver, och den gäller i hela Europa. Vi förstår att det blir en initial kostnad men det kommer att löna sig på sikt.

Interoperabilitet kräver genomarbetade processer

Lite förenklat kan en standard beskrivas som en gemensam lösning på gemensamma problem. Exempelvis finns naturliga fördelar med att offentlig sektor använder sig av elektroniska inköpsprocesser. Alltså mindre pappersarbete, fler automatiserade processer, tidsbesparing, bättre översikt samt mer tillförlitlig kontroll.

Men det finns risker, för tänk om alla skulle börja använda olika standarder. I värsta fall skapas nytt gnissel – systemen fungerar inte med varandra – och det blir både svårnavigerat, tidskrävande och onödigt kostsamt. Om alla däremot använder en gemensam standard och ett gemensamt sätt att jobba på, ökar sannolikheten att olika aktörers system och rutiner blir kompatibla med varandra.

– Digitalisering skapar nya behov av processer som ska fungera tillsammans och då krävs nya standarder. Men standarder kan både tolkas och implementeras olika, förklarar Robin Anderson Boström.

Läs mer: Öppenhet gör underverk för interoperabiliteten

För att en standard ska kunna bidra till interoperabilitet krävs det att den fungerar på flera olika nivåer och att det finns en gemensam styrning. Det är här SFTI kommer in i bilden. Till exempel kan interoperabiliteten ha rent juridiska begränsningar. Styrs alla som använder standarden av samma lagar och regler? Talar vi samma språk eller behövs en överenskommelse om vad ord betyder och hur begrepp ska tolkas? Finns det information, erfarenheter och goda idéer som behöver ta sig från användaren av standarden till den som skapar standarden eller rent av lagstiftarna? Vem ser i så fall till att kunskapsutbytet sker?

– I dag ingår det i vårt arbete att påverka de europeiska standarderna så att de blir ändamålsenligt utformade för svenska behov. När de väl finns på plats förklarar vi dem för våra målgrupper. Vi har ett högt upparbetat förtroende och folk litar på våra tolkningar, berättar Robin Andersson Boström och fortsätter:

– Dessutom slipar vi av kanterna som uppstår när lagarna och förordningarna möter standarderna, och sedan när de till slut möter faktiska processer i olika affärssystem. Tack vare att vi kan hjälpa till så att alla förstår sakerna på samma sätt skapas interoperabilitet i praktiken.