Öppna myndigheten – då är offentlig förvaltning öppen på riktigt

Att arbeta med IT-system eller efter arbetsrutiner som inte anpassats för öppenhet kan bidra till att information, som skulle vara öppen, stängs in. I den andra upplagan av boken Öppna myndigheten tar Johan Eriksson ett helhetsgrepp om offentlighetsprincipen och varför den svenska modellen är hotad av digitalisering och AI. Boken bidrar även med stöd för hur användning av öppna data bidrar till öppenhet i förvaltningen.

Johan Eriksson har en bakgrund som arkivarie, och har därför funderat en hel del på hur information kan hanteras på bästa sätt. Numera jobbar han som skribent, projektledare och föreläsare i egen regi. Han har gjort sig ett namn med boken Öppna myndigheten, som inom kort kommer i en andra upplaga. Boken har undertiteln Offentlighet, sekretess och GDPR i svensk förvaltning. Den används som kurslitteratur, bland annat på universitet och inom yrkesutbildningar.

Bland nyheterna i den andra upplagan märks utförliga beskrivningar av öppna data. En snabb sökning visar att begreppet förekommer inte mindre än 54 gånger.

– Att hantera öppna data kan ge stora vinster, både för medborgare, myndigheterna, näringslivet och samhället i stort. I mitt jobb som arkivarie hade jag kunnat undvika många rutinartade moment om vi i stället hade tillgängliggjort öppna datamängder. Även hantering av sekretess, GDPR och liknande kan förenklas, och bli säkrare, om man jobbar strukturerat med öppna data, förklarar Johan Eriksson.

Länk för den som vill köpa boken finns här.

Öppenhet genomsyrar hela verksamheten

En snabb titt på innehållsförteckningen till Johan Erikssons bok leder fram till det avslutande kapitlet Den öppna myndigheten. Vägen fram till går via bland annat juridik, allmänna handlingar, informationshantering, sekretess, personuppgifter, informationssäkerhet, ordning och reda, samt gallra och bevara. Det är tydligt att alla olika ämnen som tas upp hänger ihop.

Slutsatsen är att det krävs omsorg om alla aktiviteter som rör data och information, för att en myndighet ska bli öppen på riktigt. Det räcker inte med att säga att ”nu ska vi vara öppna”. Hantering av information som öppna data underlättar alla olika aspekter som nämns ovan. Av det följer att öppna data underlättar för alla offentliga verksamheter, som har krav på sig att uppfylla EU-direktivet om öppna data. Det gäller kommuner, regioner, myndigheter, med flera.

– Tyvärr lider offentlig förvaltning ofta av IT-system och arbetsrutiner som inte designats för öppenhet. Ett praktiskt problem är till exempel att personalen inte alltid vet var vissa informationsmängder finns, eller hur informationen bör klassas säkerhetsmässigt. Sådan osäkerhet leder lätt till slutenhet, säger Johan Eriksson.

Öppenhet kan mätas och indexeras

Hur kan personalen på till exempel en kommun veta att kommunen är öppen? Johan Eriksson har skapat ett öppenhetsindex, som kan användas för att ta fram ett mätvärde. Det lanserades 2017 och består i stora drag av kriterier, som kallas indikatorer, i tre nivåer:

• Nivå 1: Grundläggande offentlighets- och servicekrav. Till exempel att allmänna handlingar som begärs utlämnade tillhandahålls genast eller så snart det är möjligt. I boken beskrivs 20 indikatorer på den här nivån.
• Nivå 2: Aktivt tillgängliggörande och likställighet. Till exempel att en myndighets diarium är tillgängligt för allmänheten via internet och/eller andra kanaler. I boken beskrivs 13 indikatorer på den här nivån. Att uppfylla de här indikatorerna är valfritt.
• Nivå 3: Brukarinflytande, demokratiutveckling och e-tjänster. Till exempel att en myndighet aktivt bjuder in allmänheten att lämna in förslag för och synpunkter på den löpande verksamheten. I boken beskrivs 9 indikatorer på den här nivån, som är valfria.

Genom att bedöma de olika indikatorerna går det att få fram ett mätvärde. Förutom att ge en allmän uppfattning om graden av öppenhet, kan mätvärdet användas för att bedöma utvecklingen över tid, genom upprepade utvärderingar. Om det är önskvärt kanske det även kan användas för att jämföra olika offentliga verksamheter.

– Jag för diskussioner med MetaSolutions om ett samarbete som består av att göra stickprov med hjälp av öppenhetsindexet hos olika myndigheter. Men det finns ännu inga konkreta planer, berättar Johan Eriksson.

Offentlighetsprincipen är hotad

Johan Eriksson erbjuder en övergripande förståelse för öppenhet i svensk förvaltning, och hur det fungerar i praktiken för den som arbetar med öppna data. För Johan Eriksson ligger en stor del av motivationen i att värna om den svenska modellen, med stort fokus på offentlighetsprincipen. Digitaliseringen bidrar till att data spridas, men också till att data kan bli svåråtkomlig eller rent av svår att lokalisera. Vet man inte var man har sin data, blir det svårt med efterlevnad av offentlighetsprincipen.

– Offentlighetsprincipen är hotad, på grund av digitalisering och AI, säger han och beskriver den övergripande ambitionen med både boken Öppna myndigheten och öppenhetsindexet.