Rätt verktyg gav Gävle viktiga
standarder på köpet

När digitalisering kommer på tal handlar det ofta om nyskapande startupföretag och storslagna offentliga projekt, mer sällan om hanteringen av de datamängder som redan sköts i de flesta svenska kommuner.

Men om man tänker efter lite, var finns de mest säkra effektiviseringsvinsterna? I ett projekt för en ny oprövad lösning eller i att minska arbetet som krävs för att sköta den datahantering som redan finns? I Gävle kommun har man börjat röja i dataträsket på allvar. En del av arbetet är att publicera datamängder som öppna data.

– Förut fick supportpersonalen i Gävle kommun leta efter data, nu kan de ladda ner den enkelt vilket sparar tid, säger Niklas Forsberg, som är anställd på ett konsultbolag men i praktiken fungerar som projektledare i Gävle kommun.

Marie Nilsson som är ansvarig för digitalisering i Gävle kommun fyller på med den större bilden:

– Data är det nya guldet och vi har väldigt många datakällor som vi kan göra tillgängliga både internt och för andra. Vi jobbar med att säkra kvaliteten för de data som finns, säger hon.

Gävle kommun har valt att jobba med öppna data för att publicera olika datakällor. Både Marie och Niklas är noga med att avgränsa användningen av öppna data. Det handlar inte om att ersätta de existerande verksamhetssystemen, utan om att öppna data är ett komplement till dem för att göra data tillgängliga på ett enkelt sätt.

Det finns flera olika typer av användare av de öppna data som publiceras, till exempel lokala företag, andra företag, enskilda medborgare och enmansföretag, andra kommuner och myndigheter, samt personal i Gävle kommun. När de båda dataexperterna beskriver hur de arbetat med verktyget EntryScape från MetaSolutions för att hantera öppna data är det några olika nyckelord som återkommer: enkelhet, tydlighet, support och, inte minst, standarder.

– Med EntryScape är det enkelt att följa metadatastandard, man får det serverat. Och det är väldigt tydligt vad man kan göra och inte göra med verktyget, säger Marie Nilsson.

Att följa standarder är viktigt av flera skäl, kanske främst för att det förenklar automatiserad publicering till flera olika kanaler. Det gäller både för Gävle kommun och för externa aktörer som laddar ner data och i sin tur publicerar dem vidare.

Gävle kommun publicerar öppna data till i huvudsak fyra olika kanaler:

Begreppet ”datasjö” syftar på en lättillgänglig lagringsplats för olika typer av data. Publiceringen till flera olika kanaler underlättas i allra högsta grad av de standarder som finns för öppna data.

Marie Nilsson och Niklas Forsberg berättar att det skulle vara möjligt att bygga egna verktyg för att hantera öppna data, men det skulle ta tid och man skulle bli tvungen att säkerställa efterlevnad av standarder på egen hand.

Vad gäller supporten upplever man att den har varit snabb vid de få tillfällen det uppstått problem. Erfarenheten är överlag att det tekniska arbetet med datapublicering är enkelt.

– Det tar några timmar att publicera en datamängd, berättar Marie Nilsson.

De stora utmaningarna finns tidigare i processen. Till att börja med att identifiera datamängder, informera dataägarna om att jobba med öppna data, och i vissa fall övertyga dem om fördelarna, samt att identifiera metadata, kontrollera datakvalitet och till viss del att strukturera data som ska publiceras.

Niklas Forsberg har jobbat med att informera om öppna data i kommunen och berättar om skillnader vad gäller att få acceptans för öppna data. Ibland kan det ta tre månader av diskussioner innan dataägarna är med på tåget. Förhoppningen är naturligtvis att det ska gå smidigare allt eftersom fördelarna med öppna data blir tydliga för flera dataägare.

Jobbet med öppna data i Gävle kommun tog ordentlig fart i september 2018. Vad har man åstadkommit så här långt?

– Vi har utrett cirka 70 datamängder och publicerat 46 av dem. I vissa fall har det inte varit lämpligt att publicera, till exempel av juridiska skäl, säger Niklas Forsberg.

De data som publicerats kommer till användning. Från årets början 2019, fram till början av december, hade 10 906 nedladdningar hanterats via EntryScape. Men i den statistiken ingår inte tre datamängder, bland annat den allra största, så antalet är i verkligheten markant större. Man jobbar på att få till fullständig statistik över nedladdningar.

Den allra största datakällan kallas Baskarta för Gävle kommun. Den innefattar många olika typer av geografiska data. Geografiska data är överhuvudtaget populära, det handlar om allt från data om byggnader, till pulkabackar och motionsspår.

Fokus i nuläget ligger inte på att bygga applikationer som använder publicerade data, utan mer på att göra det enkelt för dem som vill göra det, tack vare enkel tillgång till data. Vad gäller API:er för öppna data har man kommit till skott med ett, för skoldata som är den populäraste datakällan efter Baskartan. Det är troligt att fler API:er kommer att göras tillgängliga.

Det låter som om Marie och Niklas jobbat hårt med öppna data. Eller?

– Jag har jobbat knappt halvtid med öppna data och så har tre tekniker lagt ner kanske 20 timmar per månad sammanlagt, säger Niklas Forsberg.

– Jag har kanske lagt ner två procent av min arbetstid på öppna data, säger Marie Nilsson.