Data skapar inte värde bara genom att finnas
Data kan fungera utmärkt i den verksamhet där den skapades, men bli svår att använda så fort den ska delas med någon annan. För att information ska kunna återanvändas i en karta, en analys eller ett automatiserat flöde behöver det vara tydligt vad den betyder, vem som ansvarar för den och hur den är strukturerad.
Ett ekonomisystem kan innehålla information om kommunens inköp. Ett register kan användas varje dag av handläggare som känner verksamheten. En karta kan visa platser och service. Så länge informationen stannar nära dem som skapade den fungerar det ofta bra. De vet vad förkortningarna betyder, vilka uppgifter som är tillförlitliga och vem de ska fråga när något ser fel ut. Svårigheterna börjar när någon annan ska använda samma information. Vad betyder fälten? När uppdaterades uppgifterna senast? Går de att jämföra med information från en annan kommun? Kan de användas i en ny tjänst utan att någon först behöver leta upp personen som tog fram dem?
Det är lätt att tala om data som något som behöver samlas, publiceras eller delas. Men tillgång är bara början. För att informationen ska bli användbar behöver sammanhanget följa med.
När informationen finns men inte går att lita på
Många informationsproblem beror inte på att data saknas. Den finns redan i verksamhetssystem, kartlager, register, databaser och Excelark. Problemet är att det kan vara svårt att avgöra vad informationen betyder och om den fortfarande stämmer.
Läs mer: När data blir en trygg plats
Det här är något som blev tydligt i arbetet med Trygga platser Stockholm, en mobilanpassad karta från Stockholms Stadsmission. Tjänsten hjälper människor att hitta bland annat mat, stöd, toaletter och mötesplatser. Den som använder kartan vill till exempel ha information om öppettider, målgrupp och tillgängligt stöd. Och kartan bidrar inte med värde om den informationen inte stämmer.
– Det gör stor skillnad att samla och tillgängliggöra data. Men det räcker inte att informationen finns på ett ställe. Kvaliteten måste vara bra, säger Maria Nordmark, innovationsledare på Stockholms Stadsmission.
I projektet undersöktes möjligheten att hämta information från kommersiella karttjänster. Men uppgifterna var inte tillräckligt tillförlitliga. Öppettider kunde vara gamla, ansvaret otydligt och informationen svår att verifiera. Slutsatsen blev att det är bättre med en mindre mängd information som går att lita på än en stor mängd som snabbt blir inaktuell. Datakvalitet handlar därför inte bara om att en uppgift är tekniskt korrekt. Det behöver också finnas någon som ansvarar för den och ett arbetssätt för att hålla den aktuell.
Gemensam struktur gör samarbete möjligt
Tydliga egenskaper gör en datamängd begriplig. När information ska användas över organisationsgränser behövs också en gemensam struktur. Det är här specifikationer, gemensamma begrepp och öppna standarder får betydelse. De skapar överenskommelser om hur information ska beskrivas, så att varje mottagare inte behöver göra sin egen tolkning. I Skaraborgs gemensamma karttjänst blev nyttan konkret. Femton kommuner ville samla och synliggöra information om lediga tomter. Genom att använda samma struktur kunde uppgifterna visas tillsammans i en gemensam karta.
Läs också: En gemensam karttjänst visar kraften i samverkan och öppna data
För privatpersoner och investerare blev det lättare att få en överblick. För kommunerna blev det möjligt att samarbeta utan att bygga femton separata lösningar. Men det var först när resultatet gick att visa som värdet blev tydligt för fler.
– Jag har i flera år försökt väcka intresse för öppna data genom att prata om specifikationer och tekniska fördelar. Det fastnade ofta i det abstrakta. Men när vi kunde visa en konkret tjänst lossnade det, säger Tomas Monsén, digitaliseringsutvecklare i Skara kommun.
Reaktionen på den första prototypen kom snabbt.
– Det tog en minut efter att vi visat prototypen innan en av samhällsbyggnadscheferna, vars kommun inte ingick i prototypen, sa: ”Varför är inte vi med?”, berättar Tomas Monsén.
När en gemensam grund skapar trygghet
Gemensamma specifikationer gör inte bara information jämförbar. De kan också hjälpa organisationer att komma förbi osäkerhet. När offentlig information ska delas uppstår ofta frågor. Får vi publicera detta? Har vi tolkat uppgifterna rätt? Hur gör andra kommuner? I Skaraborg kunde kommunerna använda en nationell specifikation för tomtdata.
– Det här är inte något vi har hittat på själva. Det bygger på en nationell standard, och då vet alla att vi gör rätt, säger Hanna Asp, samhällsbyggnadsstrateg på Skaraborgs Kommunalförbund.
Det gav kommunerna en gemensam utgångspunkt. De behövde inte själva komma överens om varje begrepp, informationsfält och format innan arbetet kunde börja. Det är också en grundläggande del av interoperabilitet. Information behöver inte bara kunna överföras från ett system till ett annat. Den behöver fortfarande betyda samma sak när den kommer fram.
När strukturen byggs in i arbetet
Trollhättans automatiserade publicering av leverantörsreskontra visar vad som händer när en gemensam struktur blir en del av ett återkommande arbetsflöde. Kommunen lade mycket tid på förfrågningar om fakturor och inköp. Samtidigt ville den öka insynen utan att skapa fler manuella arbetsuppgifter.
– Redan innan vi påbörjade det här arbetet la vi mycket tid på att lämna ut fakturor. Jag förstod att om vi ville öka transparensen utan att skapa fler administrativa arbetsuppgifter behövde vi se över hur vi kunde arbeta med öppna data, säger Joakim Borgh, informationsarkitekt i Trollhättans Stad.
Kommunen byggde ett flöde där information exporteras från ekonomisystemet en gång i månaden. Känsliga uppgifter filtreras eller maskas innan resultatet publiceras i EntryScape. En befintlig specifikation för leverantörsreskontra gav en tydlig struktur för vilken information som skulle ingå och hur den skulle beskrivas.
Läs om Trollhättan: Automatisering stärker verksamhetens öppna data
– Att det också fanns en specifikation tillgänglig om publicering av leverantörsreskontra förenklade en hel del. Det var tydligt att det kunde leda till något bra verksamhetsmässigt, säger Joakim Borgh.
Automatiseringen tar inte bort arbetet med att lämna ut fakturor eller göra sekretessprövningar. Men den som söker information kan själv hitta rätt inköp innan en förfrågan skickas till kommunen.
– Skillnaden nu är att den som vill begära ut en faktura själv kan söka i registret och sortera fram vad han eller hon är ute efter. Det betyder att folk hör av sig först när de vet vad de vill ha, säger Carina Dandebo, redovisningschef och systemansvarig för ekonomisystemet i Trollhättans Stad.
Det handlar alltså inte bara om publicering. Kommunen har skapat en digital kedja där informationen kan lämna ekonomisystemet, bearbetas och göras tillgänglig utan att samma manuella arbete behöver upprepas varje månad.
När informationen kan användas vidare
Trygga platser, Skaraborgs karttjänst och Trollhättans leverantörsreskontra löser olika problem. Gemensamt är att informationen behöver vara aktuell, begriplig och strukturerad för att kunna användas av fler.
När den grunden finns kan data få användningsområden som den ursprungliga verksamheten inte planerade för. Uppgifter om offentliga toaletter kan bli en del av en tjänst för människor i utsatthet. Information om lediga tomter kan samlas över kommungränser. Data ur ett ekonomisystem kan ge invånare, journalister och företag bättre insyn.
– Det finns mycket mer data vi skulle vilja hämta och lägga in från öppna data. Det sparar så mycket jobb. Men då gäller det att datan är korrekt och att kvaliteten är bra, säger Maria Nordmark.
Prova gratis: EntryScape Free
Återanvändning börjar alltså inte med att någon publicerar en fil och hoppas att den kommer till nytta. Andra behöver kunna förstå vad informationen innehåller, bedöma om den passar deras behov och lita på att den hålls aktuell. Det kräver ett arbetssätt som håller samman informationen när ansvar, system och användningsområden förändras. I EntryScape kan organisationer hantera datamängder, egenskaper, begrepp och informationsmodeller samt publicera information enligt gemensamma standarder.
Organisationer behöver sällan börja med att samla in mer data. Ofta är det viktigare att få grepp om den information som redan finns: vad den betyder, vem som ansvarar för den och om andra kan förstå och använda den. Det är då data går från att bara finnas till att faktiskt fungera.
Läs mer om EntryScape Free eller ladda ned vår guide "Kom igång med öppna data".