Så här kan offentlig sektor effektivisera dokumenthantering

Du kanske inte är begravd i papper på jobbet längre, men hanteringen av digitala dokument visar sig vara minst lika tidsödande och kostsam. Att det tar 20 minuter att registrera ett dokument kommer inte från en scen i en skräckfilm – det kommer från verkligheten. Men oroa dig inte, det finns hopp! Här är en lösning för effektivisering som är baserad på öppna och delade data.

Dokument är en så självklar del av arbetslivet att de allra flesta nog inte ens tänker på att de finns. Det blir en naturlig del av arbetet att hantera dokumenten, utan att fundera på hur hanteringen kan göras snabbare, smidigare, billigare och mer korrekt. Men det går att åstadkomma sådana förbättringar. Och inom den offentliga sektorn är potentialen för effektivisering och besparingar enorm.
Om du vill få en djupare inblick i resonemang om dokumenthantering kan du läsa ett white paper om ämnet dokumenthantering här. Men låt oss börja med ett enkelt verklighetsbaserat exempel.

900 000 kronor – minst

Enligt uppgifter från en stor Svensk myndighet publicerar de cirka 3 500 nya dokument av två typer per år. Det tar 20 minuter att registrera varje dokument med ett traditionellt verktyg för innehållshantering. Syftet med registreringen är att göra dokumenten tillgängliga på en webbsida. Det innebär en total arbetstid per år på 1 167 timmar och en totalkostnad på 875 250 kronor, baserat på en timkostnad för arbete på 750 kronor.

Med ett mer ändamålsenligt verktyg, i det här fallet EntryScape från MetaSolutions, vet vi att det går att klara av hanteringen för ett dokument på två minuter. Det innebär en besparing på 787 500 kronor per år (eller 90 procent). Det tillkommer även ett stort antal andra kostnader än de för själva registreringen, som kan minskas radikalt med ett ändamålsenligt verktyg.

Lägg till det arbetet med att registrera gamla dokument. I det beskrivna fallet handlade det om 14 500 äldre dokument. Faktum är att myndigheten i fråga lyckades automatisera registreringen av de äldre dokumenten med hjälp av EntryScape och enkla skript (programkod).

Öppna data i botten

Exemplet ovan handlar ”bara” om kostnads- och tidsbesparingar. Om vi börjar titta på kvalitet för att hantera dokument blir det intressant på ett flertal sätt. Ett stort problem med många äldre lösningar för dokumenthantering är att de kräver mycket tid för att få åtkomst till dokument. Att det tar 20 minuter att hitta och skicka ett dokument är inte ovanligt. Det är inte orimligt att anta att detta behöver göras 1 000 gånger per år på en medelstor myndighet eller i en medelstor kommun.

Med en modern lösning kan hanteringen automatiseras och göras tillgänglig för medborgare, företag och andra intressenter genom självservice. Utöver effektivisering handlar enkel tillgänglighet för offentliga dokument om att stärka demokratin i Sverige, både genom att medborgare och media kan få tillgång till information. Och om att förenkla för företag att realisera nya affärsidéer.

En aspekt till är effektivisering internt inom en organisation. Hur ofta har du inte behövt tjata på en kollega på en annan avdelning om att få tillgång till ett visst dokument? Automatiserad hantering, med vilken dokument blir enkelt tillgängliga, gör att du slipper det.

Det finns så klart olika lösningar för att effektivisera dokumenthantering i den offentliga sektorn. En stor fördel med att basera sådana lösningar på öppna och delade data, till exempel med EntryScape, är att hanteringen då bygger på öppna standarder. Det leder inte bara till effektivisering genom transparens, utan även till att det finns färdiga riktlinjer för kategorisering, vilket underlättar automatisering, och att lösningarna fungerar automatiskt med portaler för öppna data.

Dokument av alla sorter

Kan du räkna upp hur många olika typer av dokument ni jobbar med på din arbetsplats? Troligtvis inte. Flertalet av dokumenttyperna kanske kan tyckas vara av intresse enbart för ett fåtal. Men ju mer vi botaniserar i floran av dokument, desto oftare upptäcker vi att dokument med lågt allmänintresse är väldigt viktiga för ett fåtal individer.

På kommuner kan det handla om agendor inför möten, nämndeprotokoll och andra dokument som hör till både det politiska arbetet och handläggares insatser, som rapporter och utlåtanden som hör till ärenden som behandlas. Lägg till policydokument, arbetsbeskrivningar, förstudier, regelsamlingar, föreskrifter och ett stort antal dokumenttyper till.

I det white paper som nämns ovan finns en beskrivning av lite mer ovanliga dokument som Länsstyrelsen i Värmland hanterar:
Artkatering av fladdermöss i Värmlands län 2007-2008.

Länsstyrelsen i Värmlands läns beslut om upphävande av strandskydd vid sjö på fastigheten Flåvik 1:21 i Säffle kommun.
Sammanställning över allmänna vägar och andra viktigare vägar, bärighetsklasser och vissa lokala trafikföreskrifter i Värmlands län.
Listan skulle kunna kunna bli nästan hur lång som helst, men poängen borde framgå av de tre exemplen ovan.

Här är en snabb uppräkning av intressenter vad gäller dokumenthantering: medborgare, samt representanter för specialintressen, företag, media, andra offentliga organisationer och andra organisationer i allmänhet. För att nämna de mest uppenbara.

Potentialen är enorm för mer effektiv dokumenthantering inom offentlig sektor. Gör dig själv tjänsten att titta på de moderna och ändamålsenliga lösningar som finns tillgängliga. Undersök gärna hur öppna och delade data kan bidra till bättre dokumenthantering.