Mjukstart med öppna data – så här går ett projekt till

Beslutet är taget, man ska börja publicera öppna data på kommunen, regionen eller myndigheten. Men hur ska det gå till? Här berättar MetaSolutions Mattias Axell om hur arbetet med öppna data startas, vilket ofta sker i form av ett pilotprojekt.

Vi kan anta att många som kommer att börja arbeta med öppna data inte har någon superkoll på vad det handlar om. Därför är det av yttersta vikt att speciellt det inledande projektet för att komma i gång ger värdefull kunskap på ett lätthanterligt sätt. Det är något som MetaSolutions, leverantör av plattformen EntryScape för öppna data, haft anledning att fundera på under årens lopp.

– Vi kan anpassa vårt projektstöd. Det grundläggande målet är att erbjuda en mjukstart. Inte att gräva ner sig i tekniska detaljer, utan att komma i gång med att publicera öppna data snabbt och enkelt på ett standardiserat sätt. Det är viktigt att komma över tröskeln och uppfylla EU-direktiv och lagar, säger Mattias Axell, utbildningsansvarig på MetaSolutions.

Steg 1: Bestäm målet

Ett projekt för att komma i gång med att publicera öppna data kan mycket väl inbegripa flera olika typer av intressenter, med olika mål och förväntningar. Det finns de som brinner för att dela med sig av data till omvärlden, de som är mer intresserade av att dela på data inom den egna organisation, de som framför allt vill effektivisera hantering av data, de som framför allt ser en förbättringspotential för hantering av dokumentation och, kanske, de som inte funderar så mycket på öppna data, men har fått i uppgift att jobba med dem.

– När vi är med och drar i gång ett första projekt börjar vi med att identifiera mål för projektet, utifrån det läge organisationen befinner sig i och med alla intressenter inblandade. Det brukar vanligtvis klaras av på ett möte som tar en timme, förklarar Mattias Axell.

Det övergripande målet med ett inledande projekt är enkelt att beskriva: att publicera en första datamängd. Och det ska ske enligt standarden DCAT-AP, så att data blir enkla att få tillgång till och vid behov kan publiceras på ett stort antal portaler. Ett begrepp som DCAT-AP kanske låter lite avskräckande, men den hanteringen sköts om av EntryScape. Projektdeltagarna behöver alltså inte ägna tid åt att plugga standardspecifikationer.

I vissa fall blir måldiskussionen mer detaljerad. Ett exempel på ett med detaljerat mål är att flera olika dataportaler ska kunna skörda, alltså hämta och presentera, den metadata som publiceras. Andra saker som kan beröras under det inledande projektmötet är var data i sig finns, hur hantering av information sköts, hur beskrivningar med metadata kan göras på smarta sätt, med mera.

Steg 2: Kör pilotprojekt

I de flesta fall, men inte alltid, startas ett pilotprojekt efter det inledande projektmötet. Det innebär att projektet i hög grad syftar till att utforska arbetssätt och möjligheter. Det finns undantag, till exempel organisationer som har bestämt sig för en satsning på öppna data på bred front och som vill sätta i gång i stor skala direkt.

Omfattningen för pilotprojekt varierar, till exempel från en månad, till ett halvår. Gemensamt för dem är att man i början anordnar en föreläsning med syfte att introducera öppna data och att ge inspiration för det fortsatta arbetet. En sådan föreläsning kan vara från 30 minuter, till en timme.

– Vi erbjuder föreläsningar både på distans och fysiskt på plats. När det är lämpligt samlar vi flera kunder till en föreläsning, till exempel flera närliggande kommuner, eller statliga myndigheter med angränsande ansvarsområden och uppgifter, berättar Mattias Axell.

Nu börjar det verkliga arbetet med att identifiera datamängder, klassificera information, göra en juridisk analys och kontrollera att policy uppfylls. Arbetet sköts på ett agilt sätt, med milstenar och delmål på vägen.

– Vi försöker jobba snabbt och testa oss fram tillsammans med kunderna för att nå de mål som formulerats, säger Mattias Axell.

MetaSolutions kan tillhandahålla projektledare, fungera som rådgivare och bistå med specialister, allt efter kundens önskemål. Vissa organisationer, som stora myndigheter och kommuner, har egen expertis. Andra, som mindre kommuner, kanske inte har det.

Steg 3: Tid för utvärdering

När målet för det första projektet är nått görs en utvärdering. Det handlar dels om att diskutera hur arbetet i projektgruppen och verktygen som använts har fungerat och om man kunnat göra något annorlunda, dels om att kontrollera hur mätbara mål har uppfyllts. Exempel på mätbara mål är antalet förfrågningar om data, hur antalet mejl och telefonsamtal för att få tillgång till data har minskat. Kort sagt, hur mycket tid och kostnader som kan sparas in och nu används bättre.

I dag sker mycket av kontakterna i projekten på distans, vilket fungerar bra. Men MetaSolutions kan även erbjuda assistans på plats, om så önskas.

– Jag vill understryka att varken vårt mål eller vår väg till framgång är att sälja konsulttimmar. Vi vill hjälpa kunder att få en enkel start med öppna data och med att bygga ett driv, en kultur och egen kapacitet kring informationshantering, metadata och öppna data, avslutar Mattias Axell.