Så här ger naturlig hantering av data enklare digitalisering i offentlig sektor

Med data som grund blir digitalisering och effektivisering av offentliga verksamheter enklare. Men det kräver ett visst mått av långsiktigt tänkande, att ha en förmåga att se bortom de akuta brandhärdarna.

I guiden ”5 digitaliseringsutmaningar inom offentlig” sektor beskriver vi på MetaSolutions hur vi ser på offentlig verksamhet i Sverige under de närmaste åren. Guiden är inte minst ett försök att vara konkret vad gäller användning av data i allmänhet och öppna data i synnerhet.

Ytterligare en aspekt på offentlig verksamhet är hur modernt företagande kan tjäna som inspiration. Eller för att vara konkret: vad kan en vanlig kommun eller region i Sverige lära sig av framgångsrika moderna företag som Uber och Airbnb? Vad är möjligt, och vad är lämpligt, att ta till sig från sådana verksamheter?

Till att börja med, vad har de nya framgångsrika företagen gemensamt, förutom att de har utmanat etablerade sanningar inom sina respektive branscher?

Ett gemensamt attribut för de här företagen är att de är plattformsbaserade. Det betyder att de från början har byggts upp utifrån en sammanhållen teknisk plattform. ”Sammanhållen” betyder i det här sammanhanget framför allt att en viss datamängd kan utnyttjas för flera syften och att det är enkelt att bygga på ytterligare funktionalitet i nya lager ovanpå den grundläggande plattformen.

Det är den här strategin vad gäller teknikanvändning som gör att de här företagen kan agera snabbt och att de är effektiva (till exempel att de får mycket gjort med lite personal). Kort sagt, ett fundament i form av en sammanhållen teknisk plattform innebär att företagen blir flexibla och lättrörliga, eller för att använda nutida svenska: agila.

 

Strunta i processer

Nu tänker du kanske att ”javisst, bra för dom, men kommunen jag jobbar på har funnits i olika former i flera hundra år, vi kan inte införa en sammanhållen teknisk plattform nu”.

Nej, antagligen inte. Men det går att förändra synen på hantering av data och ta del av åtminstone vissa av de fördelar som de nystartade företagen åtnjuter. En viss del av den samlade tankemödan kan läggas på att fundera på hur data kan samlas in, lagras, hanteras, publiceras och delas. I stället för att helt fokusera på specifika processer, funktioner, yrkesroller och tjänster kan man måla med bredare penseldrag.

Det här låter kanske abstrakt. Tänk så här i stället: Om värdefulla data samlas in och delas på ett effektivt sätt kommer det att bli lättare och gå snabbare att skapa nya processer, funktioner, verksamheter och tjänster. Det är värt att lägga tid och resurser på smart hantering av data, även om den omedelbara nyttan inte är uppenbar.

Nya värdekedjor kommer fram som ringarna på vattnet. Styrkan i tex användargenererad data har synts i flera olika applikationer. Enkelt uttryckt så genererar data ny data.

I bästa fall ger en sådan här strategi en chans att vända dagens utveckling med att gapet mellan behovet av offentliga tjänster och tillgången till resurser att utföra dem ökar.

Publicering och delning av öppna data kommer in i bilden på flera sätt:

• Hantering av öppna data är ett effektivt sätt att sköta vissa delar av datahanteringen. Ett av de bästa exemplen är smidigare publicering och hantering av webbsajter.
• Att jobba med öppna data gör att det blir naturligt att sätta data i fokus. Det leder till en attitydförändring som gör att en organisation kommer att bli effektivare vad gäller datahantering.

 

Automatisera i flera led

Att öppna data innebär smidiga lösningar i många fall beror på några olika saker. Den viktigaste är att hantering av öppna data bygger på internationella standarder. Det innebär att att det blir enkelt att ta del av data som publiceras, inte minst eftersom det finns portaler där öppna data från många olika utgivare görs tillgängliga. Det innebär också att det blir enkelt att automatisera hanteringen i flera led.

Eftersom öppna data är allmänt tillgängliga och det är enkelt att automatisera hanteringen av dem i flera led går det att effektivisera spridningen av information. ”I flera led” kan till exempel innebära att kommun A kan automatisera hämtning av data från myndighet B, för automatiserad publicering på den egna webbsajten eller för inläsning i en återkommande analystjänst.

Titta på vad framgångsrika moderna företag gör och fundera på vad som kan appliceras i din egen verksamhet. En sak är klar: på framgångsrika moderna företag har man insett värdet av en effektiv hantering av data, eftersom man vet att det effektiviserar verksamheten i stort.