Undvik bluffakturor och andra bedrägerier med ökad transparens – Ett vinna-vinna-vinna förslag

Undvik bluffakturor och andra bedrägerier med ökad transparens – Ett vinna-vinna-vinna förslag

Minska risken för bedrägerier, öka transparensen och minimera manuellt arbete kring inköp. Använd öppna data som en del i processen att förebygga dessa risker. Det är enkelt och sparar på administration från dag ett, samt har potential att spara miljonbelopp i närtid.


“216 av Sveriges 290 kommuner är mer eller mindre mutbara. Tre av fyra kommuner har alltså fallit offer för bluffakturor och mutförsök”, skriver Louise Brown och Inga-Britt Ahlenius, Transparency International på DN debatt 3/11-2018. Under de sista åren har flera rapporter om bedrägerier och korruption kommit. Även faktiska fall av felaktigheter kring inköp inom offentlig sektor. Enligt debattartikeln i DN så kan “… kostnaden för korruption i Sverige motsvara 0,25 procent av vår bnp”. Detta blir enorma belopp som beror på såväl korruption som slarv. Artikelförfattarna skriver vidare att “..tre av fyra kommuner saknar arbetssätt, rutiner och medvetenhet för att identifiera och motverka korruption.”

SVTs Uppdrag granskning har i två TV-program gått igenom problemet i programserien “Sverigefakturorna”. Där framkommer att svenska kommuner och myndigheter blivit lurade på miljonbelopp vid inköp som är omotiverat dyra och att det kan bero på både bluffakturor samt oseriösa säljmetoder. Transparens kring inköp kan förebygga liknande pengarullning och samtidigt innebära att kommuner och myndigheter får hjälp av medborgarna i att identifiera konstigheter.

Under de senaste åren har stort fokus lagts på att automatisera fakturahantering och att gå från manuella rutiner till e-faktura. Med detta sparas stora belopp varje år. Men risken kvarstår för faktiska fel. Nu är det dags att ta nästa steg att genom att med öppenhet som metod minska felaktigheter.

Först – varför blir det fel ibland?

En kommun i Sverige hanterar ofta tusentals fakturor varje månad. Med ett så stort antal fakturor kan både fel och bedrägerier lätt gömma sig i volymen. Det finns flera saker som kan orsaka extra kostnader. Både slarv, korruption och bedrägerier genom bluffakturor eller genom att man betalar för mycket för en tjänst eller vara på grund av oseriösa säljmetoder förekommer enligt artikeln på DN debatt. Det är svårt att veta vilken av dessa orsaker som orsakar största kostnader eller i vilken sektor mest oegentligheter finns.

brottsling

Konsekvenser

Den mest uppenbara konsekvensen av felaktigheter i inköp är så klart de direkta kostnaderna. Men inköp på felaktiga grunder orsakar även stora effekter utanför sektorn, då konkurrens snedvrids. Genom att resurser går till “fel” förvaltning gör att andra delar av verksamheten tvingas spara. Det är rimligt att göra kopplingen av bluffakturor för t.ex. asfalt och vägsalt, till minskade resurser för läxläsning och annat elevstöd i skolan.

Kostnader och demokrati

Faktorer som kan minska felaktigheter kring inköp är flera. Först om det är ett bedrägeri som ligger bakom så påverkar direkt faktorerna straff, böter och risken att bli upptäckt oavsett om det är ett externt eller internt brott. Givetvis gäller det både säljaren och köparen. Medan de fall som finns med överprissättning av en tjänst eller vara behöver fler granskande ögon och mer analys.

Alla medborgare har rätt att ta del av vilka inköp t.ex den kommun man bor i gör. Frågor från medborgare om vad som köps kan ofta bli breda, exempelvis “hur mycket har kommunen köpt byggtjänster för i år”. Att svara på denna typ av frågor kan ta tid. Kommunen behöver göra, en sammanställning och kanske måste flera förvaltningar involveras. Det är vanligt att flera timmar av administration går åt. En vanlig följdfråga när svaret sedan skickats kan sedan bli “vilka företag har fakturerat mest?”.

Det är lätt att se dessa frågor bara som kostnader då de tar tid att besvara men de är i själva verket en del i att få en nödvändig granskning gjord och på så sätt få eventuella oegentligheter upptäckta. Men det är omständigt att hantera idag.

Men är det möjligt att få svar på dessa frågor enklare och samtidigt mer transparent? Finns det en lösning som både ökar risken för upptäckt av bedrägeri och gör överprissättning synlig? Ja det gör det. Med en proaktiv offentlighetsprincip kring inköp kan en kommun eller myndighet som direkt publicerar sina inköp öppet, spara avsevärt med pengar direkt och även på längre sikt.

open

Hur öppnar man upp sina gjorda inköp?

Det hela är i realiteten ganska enkelt:

  1. Månatliga utdrag från ekonomisystemets leverantörsreskontra i form av excel eller
    CSV -tabeller.
  2. Etablera en rutin för att enkelt svara på specifika frågor om fakturakopior.
  3. Eventuellt bygga en e-tjänst för begäran av fakturakopia.

Det finns en beskrivning av hur en publicering av inköp kan göras gjord i ett av Vinnova finansierat projekt. Specifikationen har tagit hänsyn till frågor som sekretess och integritet så att inga personuppgifter publiceras okontrollerat. Det centrala i en publicering är vad som köpts, från vem, referensnummer samt belopp.

Publiceras detta månatligen så kan en enskild medborgare eller journalist enkelt hitta svar på sin fråga “hur mycket har kommunen köpt byggtjänster för i år” själv. Följdfrågan “till vem” blir då en fråga om kopia på “faktura med referens nr. NN”. Publiceringen av data gör att en idag manuell rutin kan tas bort.

Men hur hjälper detta de som inte är datorvana och kan läsa tabeller? De medborgare som inte kan göra detta kommer så klart fortsatt ta kontakt exempelvis via telefon. De som svarar på dessa samtal kan givetvis själva använda den öppna publiceringen och söka reda på svaret under samtalets gång.

göteborg

Case: Göteborgs stad

Sedan 2017 har Göteborgs stad publicerat alla sina fakturor. Med bara sju kolumner i en tabell uppnås ökad transparens, bättre och billigare medborgarservice samt minskad risk för bluffakturor.

Bara en uppskattning av den direkta administrativa kostnaden kring att svara på frågor kring fakturor motiverade Göteborg att direkt komplettera publiceringen med en e-tjänst för att få ut kopior av fakturor.

FakturorTillsammans med publiceringar av tabeller med leverantörsreskontra så blir det nu både färre manuella frågor till staden och de frågor som ändå ställs blir mycket precisa. Att lämna ut en kopia av en faktura är nu enkelt. Granskning av integritetsfrågor blir dessutom säkrare och snabbare.

Göteborgs stad: Se fakturor för inköp av varor och tjänster.

Utöver Göteborg så publicerar även Lidingö stad sina fakturor med samma format.

Entryscape en del av lösningen

För att stödja publicering av öppna data använder många aktörer idag Entryscape Catalog. Just för leverantörsreskontra passar EntryScape extra bra. Med stödet för löpande uppladdning av filer i form av tabeller så kan en kommun eller myndighet enkelt lägga upp avpersonifierade tabeller som en medborgare sedan själv kan använda för att söka och sammanställa information i.

Utöver detta kan också EntryScape Catalog skapa API:er baserat på dessa tabeller. Ett sådant API kan sedan användas för att bygga e-tjänster, exempelvis för att kunna begära ut en faktura. All information som behövs för en fakturaförfrågan finns med direkt och API:et uppdateras varje gång en ny månadsrapport läggs upp.

Ett vanligt använt e-tjänstverktyg är open eplattform som passar utmärkt för att bygga en e-tjänst som denna. Denna tjänst, liksom EntryScape, bygger på öppen källkod.

Flödet som behöver etableras syns nedan. Det är så klart mer jobb första gången ett utdrag ska göras från ekonomisystemet men sedan kan det till stor del automatiseras.

Flode

Summering

Det finns egentligen ingen anledning att vänta. Med ovanstående åtgärder kan du undvika bluffakturor och andra bedrägerier med ökad transparens. En kalkyl för din organisation kommer visa att publiceringar av gjorda inköp direkt motiverar hela kostnaden för ert öppna data-arbete. Det finns även andra datamängder som på samma sätt ger nytta och sparar pengar för organisationen.

Vi hjälper dig gärna att ta fram en lösning för fakturapublicering. Kontakta oss så diskuterar vi hur ni enklast kan komma igång.

Källor:

DN debatt 2018-11-03
SVT uppdrag granskning 2018-10-10